GTD Time management ZTD: evernote Franklin Covey gtd Mít vše hotovo time management ztd Komentáře nejsou povoleny
Evernote stojí za houby
Největší slabina Evernote
Evernote je špatný systém, pokud jste Windows pozitivní. Jeho největší slabinou pro využití v GTD, ZTD či jiných technikách time managementu je to (dle mého názoru) , že se nesynchronizuje s Outlookem. Nebo je ještě druhá možnost a to, že jsem Evernote špatně prozkoumal a přehlídnul jsem některé funkce. Zkusím to rozvést.
Franklin Covey, GTD, ZTD – na čem to ohýbám
Poměrně dlouhou dobu se snažím zjednodušit a upravit si práci tak, aby mi byla příjemná. Zápasím s time managementem, hledám více klidu a času. Takže se pohybuji někde mezi Coveyem a jeho knihou Sedm návyků, případně Osmý návyk, Allenovým GTD (u nás popsáno v knize Mít vše hotovo) a Leo Babautovým ZTD. A to celé v kontextu pracovních nástrojů, které používám. Na mém notebooku mám Win XP (zatím stále nejodladěnější systém 
) připojený na firemní MS Small Business Server, přes který synchronizuji
v MS Office Outlook kalendář, úkoly a kontakty s HTC HD2. Do mého kalendáře zasahují další lidé (obchodníci do kalendáře, asistentka do úkolů
a kalendáře). Nainstalovaný mám také OneNote, který jsem chtěl s Evernote konfrontovat.
Výše popsaným zároveň říkám, proč jsem se vzdal čistě papírového řešení pro využití v GTD nebo ZDT. Nedovedu si představit „synchronizaci“ veškeré agendy. Prostě mám pocit, že cokoliv čistě papírového při týmové práci
a fungování na obchodním oddělení je nefunkční. To neznamená, že nemám žádný poznámkový blok. K tomu ale někdy jindy.
Evernote stojí za houby – jak jsem to myslel?
Před časem mne zaujal článek Libora Kříže, ve kterém popisuje skvělou Liborovu metodu jednoho štítku a jedné složky. A přiznám se, že teprve při zkoumání tohoto článku jsem mimo jiné nějak došel k tomu, že Evernote je
i pro Windows.
Instalace Evernote
Evernote jsem nainstaloval a byl jsem okouzlený. Snadné, rychlé a hlavně – fungoval! Šlo se připojit odkudkoliv – funguje v cloudu. Pustil jsem se tedy do nastavování štítků, protože mne zajímalo, jaká bude funkčnost. Musím uznat,
že Liborova metoda je příjemně snadná a funkční. Takže kde je zakopaný pes? Jak jsem už napsal výše – v synchronizaci. Evernote ji neumí.
Evernote se „nasáčkoval“ úplně všude – je ve všech lištách, možnost cokoliv
do něj poslat je vidět kdykoliv, když zmáčknu pravé tlačítko myši. Jde poslat záznam ze schůzky, jde poslat úkol, prostě cokoliv. Prakticky jsou vedle sebe vždy ikona Evernote a MS OneNote. Na rozdíl od OneNote má ale Evernote problém s aktualizací!
Evernote neumí synchronizovat, či spíše aktualizovat!
Vytvořím v Outlooku úkol a pošlu ho do Evernote. Ale po aktualizaci úkolu
v Outlooku se tato už neprojeví v Evernote. A naopak. K čemu že je to tak důležité? Nechci dělat stejnou věc dvakrát (s ohledem na hledání 25. hodiny ), zdržuje to a zvyšuje to pravděpodobnost chyby.
Při vytváření úkolu, který vyplyne z jednotlivých aktivit (prostě jsou věci, které mám termínované a musím je udělat, Allen neAllen) chci mít ten úkol zachycený ve svém systému a zároveň ho mít kdykoliv při sobě (v telefonu). Když budu využívat Liborovu metodu implementovanou na Evernote, je to problém. Úkol je pouze v Evernote, ale nedostanu jej do úkolů v telefonu (tedy do úkolů v Outlooku). A to už nemluvím o přidělení úkolu někomu jinému
a sledování jeho splnění (Tady jen opět upozorním – mluvím o využití aplikací
v prostředí MS Small Business Server a v rovině firemního využití.)
Závěr – Evernote nemohu používat
Neschopnost sledování a přesouvání informací (aktualizací) z Evernote do Outlooku u mne nakonec vedla ke dvěma závěrům:
1. Evernote stojí za houby (V podmínkách, které jsem popsal.)
2. Liborova metoda jednoho štítku je výborná a je třeba ji dále propracovat pro využití v OneNote.
Liborova metoda v prostředí OneNote
Takže když jsem vyšel z výše popsaného, tak jsem se pokusil maximálně „ohnout“ OneNote a výsledek Vám již brzy představím. Jako první bude následovat minimalistická verze ZTD dle Babautovy knihy Zen a hotovo, ve které bude krásně vidět i úprava Liborovy metody.
Mimochodem, najdu někoho, kdo využívá OneNote ve firemním provozu
k řízení svých aktivit? Dejte vědět, propracujeme to spolu.
Jak zjistit nemožné?
„Jediný způsob, jak zjistit hranice možného, je překročit je směrem k nemožnému“
II. Clarkův zákon
To je nemožné, nejde to, nikdo to tak nedělá – to slyším ve firmě docela často. A nejen tam. Lidé jsou dnes hodně limitování tím co považují za možné, případně nemožné. To podstatné slovíčko je „považují“. Protože je to velmi často omyl.
Sám jsem s tím měl dlouho problém a myslím, že i dnes občas říkám, že je něco nemožné. Ale skutečnost je jiná – to „nemožné“ obvykle pouze znamená, že náklady more »